最近のタスク管理 - hokorobi’s diary

最近は Outlook 2016 でタスク管理をしている。

大体固まったのでまとめておく。フローはこんな感じ。

f:id:hokorobi:20200423193715p:plain — タスク管理フロー

手書きのノート

打ち合わせなどにノートを持っていってタスクも書き込み。

席に戻ってきたら Outlook のカレンダーかタスクに登録。予定が決められるならカレンダー、そうでないなら期限を入れずにタスクへ。タスクに入れずに予定の検討をする予定としてカレンダーに入れることが多い

ノートにタスクを書いたときは忘れないように付箋を貼っておく。

メール

受信箱を随時チェックして以下のように手動で移動。手動といってもショートカットは設定している。
- 読んで終わり or すぐに終わる作業なら終わらせて Archive へ (Alt-a)
- 時間がかかるなら Todo へ (Alt-t)
- 誰かの作業を待つものは Wait へ (Alt-w) 。Todo で誰かに依頼したメールも BCC で自分に送って Wait へ
Todo の案件は予定を決めてカレンダーへ。時間まで決められなかったら日付まで。

タスク

メールを Todo へ移動させるショートカットに当日のタスクとして登録する処理も割り当てている。当日を期限としないなら、新しい期限を設定。
同じく、メールを Wait へ移動させるショートカットに週末のタスクとして登録する処理も割り当てている。週末を期限としないなら、新しい期限を設定。
期限に応じて Todo のタスクを処理。終わったらメールを Archive へ (Alt-a)。同時に、タスクも自動的に完了（やはりショートカットに処理を割り当てている）
今日が期限でないものは別の期限を設定
週明けにタスクを見直し
- Wait のタスクを確認して終わっているものは Archive へ。終わっていなかったら再度週末に（Alt-w）したり、相手へリマインドして期限を設定したり
- 期限を過ぎている Todo は新しい期限を設定したり、さっさと終わらせたり。

カレンダー

当日に日付しか決まっていないものをできるだけ時間設定。定期的なタスクは定期的な予定として再登録
作業を開始したら開始時刻を入力
作業を終了したら終了事項を入力
作業後に、定期的な予定として登録することもある
定期的な予定も、それを実施する日に予定時刻をできるだけ入力する。

アラーム

カレンダーに設定している作業は Outlook がアラームで知らせてくれる。そこまで便利ではないけれど
忘れたくないときは MultiPyAlarm に登録。 fenrir で ,al にインスタントコマンドを登録。 ,al 30 hoge で 30 分後に hoge と表示する自己主張の激しいウィンドウを表示。

Excel

後進のために定期的なタスクは Excel へも記入。私がいなくなったら Outlook の情報は見られなくなるので。
Outlook のタスクでずっと手を付けていないタスクもこちらへ移動。

フロー画像のコード

フローの画像を生成している PlantUML のコードも載せておく。

@startuml

!include <tupadr3/common>

!define ICONURL https://raw.githubusercontent.com/Roemer/plantuml-office/master/office2014
!includeurl ICONURL/Concepts/email.puml
!includeurl ICONURL/Concepts/tasks.puml
!includeurl ICONURL/Concepts/calendar.puml
!includeurl ICONURL/Concepts/book_journal.puml
!includeurl ICONURL/Services/outlook_web_app.puml
!includeurl ICONURL/Concepts/application_generic.puml
!includeurl ICONURL/Concepts/clock.puml
!includeurl ICONURL/Concepts/document.puml

skinparam defaultTextAlignment center

OFF_BOOK_JOURNAL(note, Hand Writing Tasks)

OFF_OUTLOOK_WEB_APP(outlook, Outlook, node) {
    package Mail {
        OFF_EMAIL(inbox, Inbox, Folder)
        OFF_EMAIL(todo, Todo, Folder)
        OFF_EMAIL(wait, Wait, Folder)
        OFF_EMAIL(archive, Archive, Folder)
    }
    package Calendar {
        OFF_CALENDAR(date, Date)
        OFF_CALENDAR(dater, Date (Routine))
        OFF_CALENDAR(timep, DateTime (Plan))
        OFF_CALENDAR(timei, DateTime (Doing))
        OFF_CALENDAR(timed, Date Time (Done))
    }
    package Task {
        OFF_TASKS(today, Today)
        OFF_TASKS(weekend, Weekend)
        OFF_TASKS(someday, Someday)
        OFF_TASKS(deadline, Deadline)
        OFF_TASKS(donet, Done)
    }
    OFF_CLOCK(alarm, Alarm)
}

OFF_APPLICATION_GENERIC(alarm2, MultiPyAlarm)
OFF_DOCUMENT(excel, Routine Schedules or Someday (Excel))

' notebook
note --> Calendar: planed
note --> someday

' mail
inbox --> todo
inbox --> wait
inbox --> archive: done
todo --> archive: done
wait --> archive: done
todo --> Calendar: planed

' task
Task --> Task: Looking back at the beginning of the week.
todo ..> today
wait ..> weekend
today ..> donet: Mail archived
weekend ..> donet: Mail archived
today --> deadline: doesn't end
weekend --> deadline: doesn't end
deadline --> deadline: doesn't end
deadline ..> donet: Mail archived
someday --> Calendar: planed
someday --> donet: planed or leave
someday --> excel: leave to porterity

' calendar
date --> timep: planed
dater --> timep: planed
timep --|> timei: start
timei --|> timed: done
timed --> dater: Routine Schedules
Calendar ..> alarm

timep --> alarm2: Today's schedules

timed --> excel: Sharing for the future

@enduml