最近のタスク管理
最近は Outlook 2016 でタスク管理をしている。
大体固まったのでまとめておく。 フローはこんな感じ。
手書きのノート
打ち合わせなどにノートを持っていってタスクも書き込み。
席に戻ってきたら Outlook のカレンダーかタスクに登録。 予定が決められるならカレンダー、そうでないなら期限を入れずにタスクへ。 タスクに入れずに予定の検討をする予定としてカレンダーに入れることが多い
ノートにタスクを書いたときは忘れないように付箋を貼っておく。
メール
- 受信箱を随時チェックして以下のように手動で移動。手動といってもショートカットは設定している。
- 読んで終わり or すぐに終わる作業なら終わらせて Archive へ (Alt-a)
- 時間がかかるなら Todo へ (Alt-t)
- 誰かの作業を待つものは Wait へ (Alt-w) 。Todo で誰かに依頼したメールも BCC で自分に送って Wait へ
- Todo の案件は予定を決めてカレンダーへ。時間まで決められなかったら日付まで。
タスク
- メールを Todo へ移動させるショートカットに当日のタスクとして登録する処理も割り当てている。 当日を期限としないなら、新しい期限を設定。
- 同じく、メールを Wait へ移動させるショートカットに週末のタスクとして登録する処理も割り当てている。 週末を期限としないなら、新しい期限を設定。
- 期限に応じて Todo のタスクを処理。終わったらメールを Archive へ (Alt-a)。同時に、タスクも自動的に完了(やはりショートカットに処理を割り当てている)
- 今日が期限でないものは別の期限を設定
- 週明けにタスクを見直し
- Wait のタスクを確認して終わっているものは Archive へ。終わっていなかったら再度週末に(Alt-w)したり、相手へリマインドして期限を設定したり
- 期限を過ぎている Todo は新しい期限を設定したり、さっさと終わらせたり。
カレンダー
- 当日に日付しか決まっていないものをできるだけ時間設定。定期的なタスクは定期的な予定として再登録
- 作業を開始したら開始時刻を入力
- 作業を終了したら終了事項を入力
- 作業後に、定期的な予定として登録することもある
- 定期的な予定も、それを実施する日に予定時刻をできるだけ入力する。
アラーム
- カレンダーに設定している作業は Outlook がアラームで知らせてくれる。そこまで便利ではないけれど
- 忘れたくないときは MultiPyAlarm に登録。
fenrir で
,al
にインスタントコマンドを登録。,al 30 hoge
で 30 分後にhoge
と表示する自己主張の激しいウィンドウを表示。
Excel
フロー画像のコード
フローの画像を生成している PlantUML のコードも載せておく。
@startuml !include <tupadr3/common> !define ICONURL https://raw.githubusercontent.com/Roemer/plantuml-office/master/office2014 !includeurl ICONURL/Concepts/email.puml !includeurl ICONURL/Concepts/tasks.puml !includeurl ICONURL/Concepts/calendar.puml !includeurl ICONURL/Concepts/book_journal.puml !includeurl ICONURL/Services/outlook_web_app.puml !includeurl ICONURL/Concepts/application_generic.puml !includeurl ICONURL/Concepts/clock.puml !includeurl ICONURL/Concepts/document.puml skinparam defaultTextAlignment center OFF_BOOK_JOURNAL(note, Hand Writing Tasks) OFF_OUTLOOK_WEB_APP(outlook, Outlook, node) { package Mail { OFF_EMAIL(inbox, Inbox, Folder) OFF_EMAIL(todo, Todo, Folder) OFF_EMAIL(wait, Wait, Folder) OFF_EMAIL(archive, Archive, Folder) } package Calendar { OFF_CALENDAR(date, Date) OFF_CALENDAR(dater, Date (Routine)) OFF_CALENDAR(timep, DateTime (Plan)) OFF_CALENDAR(timei, DateTime (Doing)) OFF_CALENDAR(timed, Date Time (Done)) } package Task { OFF_TASKS(today, Today) OFF_TASKS(weekend, Weekend) OFF_TASKS(someday, Someday) OFF_TASKS(deadline, Deadline) OFF_TASKS(donet, Done) } OFF_CLOCK(alarm, Alarm) } OFF_APPLICATION_GENERIC(alarm2, MultiPyAlarm) OFF_DOCUMENT(excel, Routine Schedules or Someday (Excel)) ' notebook note --> Calendar: planed note --> someday ' mail inbox --> todo inbox --> wait inbox --> archive: done todo --> archive: done wait --> archive: done todo --> Calendar: planed ' task Task --> Task: Looking back at the beginning of the week. todo ..> today wait ..> weekend today ..> donet: Mail archived weekend ..> donet: Mail archived today --> deadline: doesn't end weekend --> deadline: doesn't end deadline --> deadline: doesn't end deadline ..> donet: Mail archived someday --> Calendar: planed someday --> donet: planed or leave someday --> excel: leave to porterity ' calendar date --> timep: planed dater --> timep: planed timep --|> timei: start timei --|> timed: done timed --> dater: Routine Schedules Calendar ..> alarm timep --> alarm2: Today's schedules timed --> excel: Sharing for the future @enduml